
文書組
依據行政院「文書及檔案管理電腦化作業規範」,電子公文系統上傳附檔容量有所限制,是為公文對外(校外)交換需發文給單位群組時(發給多個單位-如各公私立大專校院),須經教育部交換系統轉送,檔案過大易使系統速度緩慢,甚而影響傳送,對方無法順利收取;校內收發文亦是,所以需控制檔案大小,以利整體交換作業運作順暢。故公文附件檔案大小,每個檔案以不超過1MB為原則。
操作方式請上網「本校首頁>電子公文系統>登入>使用手冊」可看到相關作業說明。
本組有「紙本實物」及「電子交換」二種處理發文原則:
一、「紙本實物」經校長核可,文書組登錄處理完畢後,先電話通知單位窗口來領取公文,承辦人拿到公文正本,請校對內容及附件無誤後,至收發室取得紙本總發文字號、文書組用印,自行裝入公文信封,貼好信封口,填上郵遞區號、地址、投遞速別及註明寄信單位,送至收發室寄出。
二、「電子交換」請先確認受文單位能作電子交換,待簽核後,發文文稿會回到承辦人,承辦人需確定公文內容,並完成校稿作業後即按「發文」傳至文書組進行發文作業,文書組即以電子交換遞送,「未交換成功」之公文會改以紙本發文,蓋上「已電子交換未確認」並告知承辦人,改以郵寄投遞。
三、受文單位未能作電子交換請於公文呈核後按「歸檔」後印出,併同自行套印函文,改以「紙本實物」寄出。
四、隨時關心承辦公文流程現況追蹤處理。所有處理完畢的公文會保留在「我的公文>已送文的公文」。時間過久會轉至「歷史記錄>已送文的公文」,可查詢所有承辦過的公文。