Q&A

最後更新:2014.01.15
Q1:電子公文系統如何操作?

A1:操作方式請上網「本校首頁>登入>電子公文系統>使用手冊」可看到相關作業說明。

 

Q2:各單位要確定公文是否發出?‭
A2:本組有「紙本實物」「電子交換」二種處理發文原則:‭ ‬
 
一、「紙本實物」經校長核可,文書組登錄處理完畢後,先電話通知單位窗口來領取公文,承辦人拿到公文正本,請校對內容及附件無誤後,至收發室取得紙本總發文字號、文書組用印,自行裝入公文信封,貼好信封口,填上郵遞區號、地址、投遞速別及註明寄信單位,送至收發室寄出。‭ ‬
 
二、「電子交換」請先確認受文單位能作電子交換,待簽核後,發文文稿會回到承辦人,承辦人需確定公文內容,並完成校稿作業後即按「發文」傳至文書組進行發文作業,文書組即以電子交換遞送,「未交換成功」之公文會改以紙本發文,蓋上「已電子交換未確認」並告知承辦人,改以郵寄投遞。‭ ‬
 
三、受文單位未能作電子交換請於公文呈核後按「歸檔」後印出,併同自行套印函文,改以「紙本實物」寄出。
 
四、隨時關心承辦公文流程現況追蹤處理。所有處理完畢的公文會保留在「我的公文>已送文的公文」。時間過久會轉至「歷史記錄>已送文的公文」,可查詢所有承辦過的公文。
 
 
Q3:為了配合電子公文交換,建議電子附件的大小限制是多大‭?‬‭ ‬
A3:依據行政院「文書及檔案管理電腦化作業規範」,電子公文系統上傳附檔容量有所限制,是為公文對外‭(‬校外‭)‬交換需發文給單位群組時‭(‬發給多個單位-如各公私立大專校院‭)‬,須經教育部交換系統轉送,檔案過大易使系統速度緩慢,甚而影響傳送,對方無法順利收取;校內收發文亦是,所以需控制檔案大小,以利整體交換作業運作順暢。故公文附件檔案大小,每個檔案以不超過1MB為原則,若有附檔過大不能上傳情形,建議處理如下:
 
(1)將附檔以降低解析度方式儲存,方可壓縮檔案容量。
(2)附檔依類別,一個附件一個檔案分開儲存。
(3)如附件數量龐大、或無法附隨於公文檔時,請於公文檔中敘明附件儲存位置,或另置於共用附件下載區。
(4)上述(1)-(3)仍不能處理,建議用紙本雙面列印簽文遞送或郵寄。
 
 

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